Sắp xếp lại một ngày làm việc khi sức còn hạn chế

Khi năng lượng còn hạn chế, cách sắp xếp trở nên quan trọng hơn hẳn so với trước. Cùng một khối lượng việc có thể vừa sức hoặc quá sức tuỳ cách bố trí.

Tìm khung giờ tốt nhất của mình

• Ghi mức tỉnh táo vài lần mỗi ngày trong một tuần.
• Xem có mẫu lặp lại không.
• Phần lớn người có một khung rõ rệt.
• Khung đó có thể khác trước khi bệnh.
• Đừng giả định, hãy đo.

Nhiều người phát hiện khung tốt nhất của mình đã dịch chuyển sau điều trị, và họ vẫn cố làm theo thói quen cũ trong nhiều tháng.

Xếp việc theo loại

• Việc cần nghĩ sâu vào khung tốt nhất.
• Việc máy móc vào lúc năng lượng thấp.
• Họp hành vào giữa, không vào cuối ngày.
• Việc cần giao tiếp nhiều thì tốn sức hơn người ta tưởng.

Làm theo đoạn

• Hai lăm tới bốn mươi lăm phút một đoạn.
• Nghỉ năm tới mười phút giữa các đoạn.
• Đứng dậy, rời khỏi màn hình.
• Nghỉ trước khi mệt chứ không nghỉ sau.
• Điều chỉnh độ dài đoạn theo ngày.

Dòng thứ tư là điểm mấu chốt. Nghỉ khi đã kiệt thì cần rất lâu mới hồi lại, còn nghỉ ngắn đúng lúc thì giữ được nhịp cho cả ngày.

Dấu hiệu sớm của quá sức

• Đọc lại một đoạn nhiều lần.
• Mắc lỗi vặt bất thường.
• Khó tìm từ khi nói.
• Thấy khó chịu với những chuyện nhỏ.
• Mắt mờ hoặc đau đầu nhẹ.

Nhận ra những dấu hiệu này sớm quý hơn nhiều so với cố làm thêm hai mươi phút rồi mất cả buổi chiều.

Giảm tải bằng cách bỏ bớt

• Xem lại danh sách việc mỗi tuần.
• Hỏi việc nào thật sự cần bạn làm.
• Giao lại những việc người khác làm được.
• Từ chối thêm việc trong giai đoạn đầu.
• Bỏ những cuộc họp bạn không cần có mặt.

Bù cho khả năng tập trung

• Một danh sách việc duy nhất.
• Ghi ngay khi nhận nhiệm vụ.
• Xác nhận lại bằng văn bản.
• Tắt thông báo khi làm việc cần nghĩ.
• Cuối ngày ghi việc cho hôm sau.

Việc ghi lại vào cuối ngày tiết kiệm nhiều sức nhất vì sáng hôm sau bạn không phải dựng lại toàn bộ ngữ cảnh từ đầu.

Ghi lại để điều chỉnh

• Ghi số giờ làm được mỗi ngày.
• Ghi mức mệt cuối ngày.
• Sau hai tuần nhìn lại xu hướng.
• Điều chỉnh dựa trên số liệu chứ không dựa trên cảm giác.

Cảm giác về việc mình có đang tiến bộ hay không rất dễ bị ngày gần nhất chi phối, nên vài dòng ghi chép cho một bức tranh khác hẳn.

Đi lại tới chỗ làm

• Quãng đường đi lại tiêu tốn năng lượng thật.
• Tính nó vào ngân sách sức lực của ngày.
• Tránh giờ cao điểm nếu được.
• Cân nhắc làm từ xa vài ngày.
• Nghỉ một chút khi vừa tới nơi.

Ngày xấu sẽ có và cần một phương án

• Biết trước hôm đó bạn sẽ làm gì.
• Giữ sẵn một danh sách việc nhẹ cho ngày như vậy.
• Dời việc cần nghĩ sang hôm khác.
• Báo sớm nếu có cam kết bị ảnh hưởng.
• Đừng đánh giá cả tiến trình qua một ngày tệ.

Có phương án sẵn cho ngày xấu là thứ giữ cho người ta không hoảng khi nó tới. Nếu không chuẩn bị, một ngày tệ dễ kéo theo cảm giác rằng việc quay lại làm việc là sai lầm, trong khi thực tế nó chỉ là một ngày trong hàng chục ngày bình thường.

Buổi tối sau ngày làm việc

• Đừng xếp việc nhà nặng ngay sau khi về.
• Ăn tối sớm hơn nếu thấy mệt.
• Giữ một khoảng trống để hồi sức.
• Đi ngủ đúng giờ quan trọng hơn làm nốt việc.

Khi đồng nghiệp trông chờ bạn như trước

• Họ không biết bạn đang ở mức nào.
• Họ thấy bạn đã quay lại nên cho là đã ổn.
• Nói rõ trước khi nhận việc thay vì nhận rồi trả.
• Từ chối một lần dễ hơn xin rút giữa chừng.
• Đặt ranh giới sớm thì sau này không phải đặt lại.

Người quay lại làm việc thường cố chứng minh mình vẫn được, và điều đó dẫn tới nhận quá nhiều trong vài tuần đầu rồi kiệt sức. Nói không trong giai đoạn này không làm ai đánh giá thấp bạn; ngược lại, giao hẹn rõ và giữ đúng lại tạo lòng tin.

Xem lại mỗi tuần

• Ngày nào tốt nhất và vì sao.
• Ngày nào tệ nhất và có gì khác.
• Cách sắp nào hiệu quả.
• Điều chỉnh một thứ cho tuần sau.

Khi làm việc tại nhà

• Ranh giới giữa làm và nghỉ dễ mất hẳn.
• Đặt giờ bắt đầu và giờ kết thúc rõ ràng.
• Thay quần áo như khi đi làm cũng có tác dụng.
• Ra ngoài đi bộ một lần trong ngày.
• Đóng máy và dọn bàn khi hết giờ.

Làm tại nhà là điều chỉnh thường được đề nghị nhất trong giai đoạn này vì nó tiết kiệm sức đi lại, nhưng nó mang theo một rủi ro riêng: ngày làm việc kéo dài ra không có điểm kết thúc. Những nghi thức nhỏ ở trên tồn tại để tạo ra cái điểm kết thúc đó.

Tóm lại

Cùng khối lượng việc có thể vừa sức hoặc quá sức tuỳ cách sắp xếp. Hãy đo khung giờ tốt nhất của mình thay vì giả định, vì nó có thể đã dịch chuyển sau điều trị. Nghỉ trước khi mệt chứ không nghỉ sau khi kiệt. Và nhận ra dấu hiệu quá sức sớm quý hơn việc cố thêm hai mươi phút rồi mất cả buổi chiều.

Câu hỏi thường gặp